Management Rapportering

Waarom is Management Rapportering zo belangrijk?
Er zijn drie goede redenen om een degelijke Management Rapportering te ontwikkelen en te gebruiken in de bedrijfsvoering van alledag.

In de eerste plaats is Management Rapportering een strategisch management systeem. De basis voor alle metingen is de missie, de visie en de strategie van het bedrijf. Dit betekent dat alle korte en lange termijn acties gericht moeten zijn op de centrale bedrijfsdoelstellingen. Of m.a.w. iedereen marcheert in dezelfde richting. Daarenboven laat dit instrument toe om de strategische bedrijfsplanning te integreren in het jaarlijks budgetteringsproces voor alle vestigingen en afdelingen.

Een andere belangrijke reden is dat Management Rapportering zal gebruikt worden als een meetsysteem. Elke maand zien directie en management of het bedrijf de koers volgt die vooropgezet is. Op deze wijze is het bedrijf op een pro-actieve wijze bezig met de realisatie van zijn doelstellingen. De gemeten indicatoren zijn gericht op resultaten en zetten aan tot acties.

Tot slot zal Management Rapportering gebruikt worden als een communicatiesysteem. De managers hebben zich geëngageerd om de vooropgestelde doelstellingen te halen. Elk maandoverzicht laat zien hoe de zaken er voor staan, in vergelijking met andere maanden en in vergelijking met andere vestigingen of afdelingen. Hierdoor worden managers gestimuleerd tot verbeteracties. Het voordeel van het meetsysteem is daarenboven dat het makkelijk leesbaar en begrijpbaar is. Dit laat de managers toe om ook te communiceren met hun medewerkers. Deze medewerkers zien op hun beurt hun dagelijkse werk in een breder kader.

Hoe wordt het systeem opgezet en wat is de output?
De tool van de Management Rapportering is een praktisch bruikbaar instrument waardoor het mogelijk is om de bedrijfsstrategie om te zetten in werkbare doelstellingen. Deze doelstellingen worden periodiek gemeten en op verschillende niveaus in de organisatie geëvalueerd om vervolgens, indien noodzakelijk, omgezet te worden in gerichte bijsturingsacties.

Het instrument heeft zijn wortels in drie verschillende management theorieën:

  • Het EFQM-model; d.i. de European Foundation for Quality Management.
  • De Balanced Scorecard van Robert Kaplan & David Norton.
  • De P-D-C-A cyclus; d.i. de Plan-Do-Check-Act cyclus van William Deming.

 

De output van het instrument kan als volgt samengevat worden:

  • De tool laat de gezondheid van het bedrijf en zijn divisies zien.
  • De managers zijn (beter) in staat om hun divisie te (be)sturen.
  • De bedrijfsstrategie wordt permanent geactualiseerd.
  • De jaarlijkse budgetten zijn in overeenstemming met de bedrijfsdoelstellingen.
  • Er wordt niet alleen gemeten, maar ook gecommuniceerd en gemanaged.

 

Kortom, meten is weten. Want over hetgeen niet wordt gemeten wordt niet gepraat en de dingen waarover men zwijgt, die bestaan niet.